Personvernerklæring

1To roller, og hvorfor skillet betyr noe

CIRON har to ulike roller i Nirona, og hvilken som gjelder avgjør hvem du skal henvende deg til.

For innholdet i sakene er CIRON databehandler. Kunden — altså virksomheten som har bestilt tjenesten — bestemmer hva som legges inn og hvorfor. Vi behandler det kun på kundens instruks. Gjelder henvendelsen din en sak du har meldt, eller opplysninger om deg som kollegaene dine har lagt inn, skal du kontakte arbeidsgiveren din.

For kundeforholdet er CIRON behandlingsansvarlig. Det gjelder opplysninger om kundens kontaktpersoner, avtaledokumenter og fakturering. Der kan du kontakte oss direkte.

2Innholdet kunden legger inn

Som databehandler behandler vi det kunden legger inn i tjenesten:

• Saker: tittel, beskrivelse, kategori, prioritet, tidspunkter
• Meldinger i saksdialogen, og interne notater
• Vedlegg kunden laster opp
• Brukere: navn, e-postadresse, rolle
• Hjelpeartikler kunden publiserer
• Logg over hvem som gjorde hva i systemet

Vi bruker ikke dette til noe annet enn å levere tjenesten. Det brukes ikke til å trene modeller, ikke til produktutvikling, og det deles ikke med andre enn databehandlerne under punkt 7.

Kunden bestemmer selv hvor lenge innholdet oppbevares, og kan når som helst hente det ut eller be om at det slettes.

3Opplysninger CIRON er ansvarlig for

• Kontaktpersoner hos kunden: navn, e-postadresse, telefonnummer, rolle. Brukes til avtaleoppfølging, varsling og fakturering
• Avtaledokumenter og korrespondanse om kundeforholdet
• Driftsopplysninger: hvilke virksomheter som finnes hos oss, om de er åpne, og teknisk informasjon om tjenestens tilstand

Vi bruker ikke sporingsverktøy, annonsenettverk eller analyseverktøy fra tredjeparter på nirona.app.

4Behandlingsgrunnlag

5Hvor dataene ligger

All lagring og behandling skjer innenfor EU. Datalagrene opprettes med EU-jurisdiksjon, ikke bare med en region-innstilling — forskjellen er at det håndheves av plattformen, ikke dokumenteres av oss.

Overføring til land utenfor EØS skjer ikke som del av normal drift. Skulle det bli aktuelt, er grunnlaget EUs standard personvernbestemmelser (SCC), og kunden varsles på forhånd.

6Sikkerhet

• Eget datalager per kunde. Ingen delte tabeller med kundedata. Det finnes ingen spørring i systemet som kan lese på tvers
• Egen krypteringsnøkkel per kunde. Innhold krypteres før det lagres. En chiffertekst flyttet til en annen kundes lager er uleselig, også med riktig nøkkel
• Ingen stående innsyn. Se punkt 6 i brukervilkårene
• Hash-kjedet revisjonsspor. Hver linje binder seg til den forrige, slik at en fjernet eller endret linje bryter kjeden
• Isolasjonstester ved hver utgivelse. Feiler én, stoppes utgivelsen. En kunde åpnes ikke før testen er bestått og databehandleravtalen er signert
• Ekstern sikkerhetstest før første eksterne kunde, og deretter årlig

7Databehandlere

Vi bruker ikke andre databehandlere for kundens innhold. Tas en ny i bruk, varsles kunden på forhånd og kan innvende mot den.

8Lagringstid

9Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet, og til å protestere mot behandling.

Gjelder henvendelsen innhold i sakene, skal den rettes til arbeidsgiveren din. Vi er databehandler der, og kan ikke svare på vegne av kunden. Får vi en slik henvendelse, videresender vi den til kunden og gir deg beskjed om at vi har gjort det.

Gjelder den kundeforholdet, kan du kontakte oss på support@nirona.app. Vi svarer innen 30 dager.

Du kan klage til Datatilsynet.

10Informasjonskapsler

Vi bruker kun kapsler som er nødvendige for at innlogging skal virke. Ingen analyse, ingen sporing, ingen annonsering — og derfor heller ingen samtykkedialog å klikke bort.

Begge har __Host--prefiks. Det gjør at nettleseren nekter dem et domeneattributt, og at de teknisk ikke kan deles mellom to kunders adresser — heller ikke ved en feil i vår egen kode.

11Ved brudd

Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten som berører en kunde, varsler vi den kunden uten ugrunnet opphold, og senest innen 24 timer etter at vi ble kjent med det.

Varselet går til den enkelte kunden. Vi sender ikke samlevarsler til flere kunder i samme melding — en mottakerliste ville i seg selv røpet hvem som er kunder hos oss.

Kunden er behandlingsansvarlig og avgjør selv om Datatilsynet skal varsles. Vi gir kunden det den trenger for å vurdere det.

Kontakt

CIRON AS · Trondheim · support@nirona.app